Schreiben Aufgabe 3: the formal message

What Aufgabe 3 asks of you

In the Schreiben module (60 minutes, 3 tasks) the third task is the shortest but the one where most points are lost on register. You write a short formal message of about 40 words in the polite Sie-Form. Typical situations:

• cancelling or postponing an appointment (doctor, office, advisor),
• excusing yourself from a course or a meeting,
• a short request to a company, school or authority.

It is not an email to a friend. The reader is someone you address formally, so every line must stay polite and formal.

The 4-step structure

Keep it simple and complete. A safe formal message has four moves:

1. Greeting (Anrede) — formal salutation.
2. Reason / apology — why you are writing; say sorry if you cancel.
3. Request or proposal — ask for something or suggest a new date.
4. Polite close (Gruß) — formal sign-off.

Step	Function	Example phrase
1	Greeting	Sehr geehrte Frau Müller, (Dear Ms Müller,)
2	Reason / apology	Leider kann ich am Montag nicht kommen. (Unfortunately I can't come on Monday.)
3	Request / proposal	Ich möchte den Termin gern verschieben. (I'd like to postpone the appointment.)
4	Close	Mit freundlichen Grüßen (Kind regards)

Formal greeting and sign-off

Get these exactly right — they signal the register immediately.

• Name known: Sehr geehrte Frau Müller, (Dear Ms Müller,) / Sehr geehrter Herr Klein, (Dear Mr Klein,)
• Name unknown: Sehr geehrte Damen und Herren, (Dear Sir or Madam,)
• Sign-off, always: Mit freundlichen Grüßen (Kind regards) + your name.

Note: after the greeting comes a comma, and the next sentence starts with a small letter (Sehr geehrte Frau Müller, leider …).

Useful formal phrases (Redemittel)

• Leider kann ich … nicht … (Unfortunately I cannot …)
• Ich möchte den Termin … verschieben. (I'd like to postpone the appointment …)
• Könnten Sie mir bitte …? (Could you please …?)
• Ich bitte um Ihr Verständnis. (I ask for your understanding.)
• Vielen Dank im Voraus. (Thank you in advance.)
• Wäre der … möglich? (Would the … be possible?)

du-Form vs Sie-Form

This is where points are won or lost. Compare:

Function	Informal (du) — Aufgabe 1	Formal (Sie) — Aufgabe 3
Greeting	Hallo Anna,	Sehr geehrte Frau Müller,
Address	du / dein / dir	Sie / Ihr / Ihnen
Request	Kannst du …?	Könnten Sie bitte …?
Close	Liebe Grüße / Bis bald	Mit freundlichen Grüßen

A model answer (~40 words)

Sehr geehrte Frau Müller, leider kann ich am Montag nicht zum Termin kommen, weil ich krank bin. Ich möchte den Termin gern verschieben. Wäre der Donnerstag möglich? Ich bitte um Ihr Verständnis. Mit freundlichen Grüßen Maria Costa

Common mistakes and traps

• Mixing du and Sie. Pick Sie and keep it in every pronoun and verb ending.
• Too long. Aim for ~40 words. Extra sentences waste time and add errors.
• Missing the apology or reason. If you cancel, say sorry and give a short reason.
• Forgetting greeting or sign-off. Both are required and quick points.
• Informal close like LG or Tschüss — never in a formal message.
• No new date when the task asks you to postpone — always propose one.

You've got this — a short, polite, well-structured message scores easy points. Practise it now in a mock exam.